CARTA
La carta es una comunicación o documento que registra, en forma escrita, un mensaje o información a un destinatario. Se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o personas naturales con el propósito de realizar negocios o prestar un servicio.

MARGENES

Superior entre 3 y 4 cm.
Este varía de acuerdo con el logotipo de la empresa.
Inferior entre 2 y 3 cm
Izquierdo entre 3 y 4 cm
Derecho entre 2 y 3 cm

ESTILOS

Estilo bloque. Se tiene en cuenta que las líneas de número, consecutivo, fecha, asunto, firma y cargo del remitente, se escriben partiendo del centro del documento hacia el margen derecho.

Estilo bloque extremo. Todos los datos del documento, inician en el margen izquierdo.

Bloque:
Es muy parecido que al anterior. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, de la despedida de la anti firma y de las de firma se escriben comenzando desde el centro hacia la derecha del papel

Sangrado
Es un estilo que se define del semibloque en los en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manea se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales de la identificación y la firma

PARTES

La carta comercial consta de las siguientes partes:
número de consecutivo o referencia
Fecha
Datos del destinatario
Asunto
Saludo o vocativo
Texto
Despedida
Remitente
Líneas especiales.

NUMERO CONSECUTIVO

Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior; puede ser numérica o alfa-numérica, según lo determine cada empresa en particular.
– 234 G – 490 RH – 120

FECHA

De dos a tres interlíneas del número de consecutivo, se escribe la ciudad de origen y la fecha de envío, en forma completa.
Bogotá, 7 de septiembre de 2006

DATOS DEL CONSECUTIVO

De cuatro a seis interlíneas de la fecha, se ubican los datos del destinatario, distribuidos en la siguiente forma:

Tratamiento Doctor
Nombre Luis Carlos Aldana
Cargo Gerente General
Empresa o Institución Manufacturas Riberos
Dirección Calle 59 38-34
Ciudad de destino Bucaramanga, Santander

ASUNTO

Consiste en expresar, máximo en cuatro palabras, el tema de la carta. Se escribe de dos a tres interlíneas de los datos del destinatario.
Asunto: Solicitud cotización

TEXTO

Se redacta en forma breve, clara y directa; se expresa en primera persona del plural (nosotros), aunque sea uno solo el firmante. No debe presentar errores gramaticales, ortográficos, de puntuación o técnicos; debe tener una presentación impecable.

Comienza a dos o tres interlíneas del asunto o saludo independiente, si lo hay o a cuatro o seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente. Se escribe a interlínea sencilla entre renglones y a dos interlíneas entre párrafos.

DESPEDIDA BREVE

Encontramos despedida corta y despedida con frase de cortesía.
Despedida breve. Va seguida de coma.
Cordialmente,
Atentamente,
Sinceramente,

REMITENTE

Nombre, cargo y firma de la persona que envía la carta. De cuatro a seis interlíneas, digitamos el nombre completo, en concordancia con el nombre del destinatario: sólo mayúscula inicial o mayúscula sostenida.

El cargo se ubica a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial y al margen izquierdo (no centrado).
Jairo Ernesto Calle JAIRO ERNESTO CALLE
Gerente de Ventas Gerente de Ventas

LÍNEAS ESPECIALES

Anexos. Cuando enviamos algún documento junto con la carta; si en ésta se explica en los párrafos el envío, al final sólo enunciamos la cantidad, de lo contrario, en necesario identificarlo.

Se escribe a dos interlíneas del remitente, con mayúscula inicial y seguido de dos puntos.
Anexo: uno (8 hojas)
Anexos: tres (nueve hojas)
Anexo: cheque

Copia

Se escribe a dos interlíneas de anexos o de datos del remitente. Con mayúscula inicial, seguida de dos puntos, después el tratamiento, nombre y cargo de quien recibe la copia.

Copia: Sr. Mario Antonio Triana, Jefe de Calidad
Dra. Claudia Lucía Quintana, Gerente de Producción

Nota: las copias fijas para el archivo no se enuncian.
Identificación del transcriptor. A dos interlíneas de la línea anterior, con mayúscula inicial se escribe el nombre y la inicial del apellido (hombre o mujer). Se recomienda utilizar letra más pequeña y en caso de tener nombre compuesto, es conveniente escribir uno de ellos.
Stella C. José H.
Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificación del transcriptor.

CARTAS DE DOS O MAS HOJAS

Se pueden utilizar hojas en blanco a 3 cm del borde superior de la hoja y cuando se trabaja en hojas con logotipo a dos interlíneas.

La identificación puede contener tratamiento y nombre del destinatario, la fecha, o la referencia son opcionales.
El primer párrafo de las páginas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.

En caso de terminar la página antes de finalizar un párrafo completo, se dejan mínimo dos renglones en la hoja que se está trabajando y dos en la siguiente.

GN-01
Bogotá D.C., 22 de septiembre de 2010


Doctora
Anna Thyme
Coordinadora de Área Gestión Administrativa
SENA
Bogotá D.C.


Asunto: Autorización

Cordial saludo, doctora Ana:
Con el propósito de solicitarle, tenga a bien considerar la factibilidad de solicitarle permiso de dos días 26 y 25 de septiembre de 2010, para no asistir a clase.
Motivan mi petición razones de índole personal, ya que en este momento se me presentó un problema de carácter familiar y tengo que viajar urgente a la ciudad de Medellín le solicito de manera respetuosa que me autorice esos dos días de permiso.
Hasta la próxima oportunidad.


GUERLY NEVA
CC. 38987689 Bogotá
GRUPO: 29890 Diurno