ACTAS

Un acta es un documento en el que se asientan los acuerdos tomados en una reunión y, en forma resumida, las deliberaciones acontecidas en la misma. Normalmente se escriben directamente en un libroque se llama "Libro de actas". Los requisitos que se exigen para levantar actas están regulados por el Código de Comercio y también por los estatutos de la empresa o asociación. Un acta está constituida por:

* encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación
* lugar, fecha, hora de comienzo y terminación
* lista de asistentes
* resumen ordenado de los debates realizados
* visto bueno y firma del presidente
* firma del secretario

Características:

Para la realización de un acta no se conoce una forma estandarizada de realización. Muchos opinan que quien deba hacerla, debe tener todo un horizonte de libertad para ser creativo, siempre y cuando no incurra en los errores más comunes que son: el exceso de detalles o la omisión de puntos fundamentales, que posteriormente se requieran para constancias o reclamos.
Entre los elementos más comunes están:

TITULO:

Ej.
Acta de Reunión, Acta de Asamblea General...
Nº Este Número debe ser consecutivo general o segmentado por año, por ejemplo 97-3 ( tercera acta del año 1997)

DE: Es el tipo de reunión que ocasionó el acta: Ej. Consejo de Profesores, Junta de Acción Comunal, Consejo Parroquial, Consejo de Administración, etc.

INSTITUCIÓN:
Nombre de la organización donde se realiza la reunión: Ej. Cooperativa John F. Kennedy, Colegio Santa Inés.

LUGAR: La ciudad, el municipio o vereda.

FECHA: El día, mes y año en que se efectuó la reunión.

HORA DE INICIACIÓN: Ej. 8:10 A.M.

HORA DE FINALIZACIÓN: Ej. 9:45 A.M.

CONVOCADOS:(Por extensión, Profesores de secundaria, asociados en general, miembros del comité organizador, delegados de provincia...)

AUSENTES CON EXCUSA:(Acompañar la lista, u omitir según el caso)

AUSENTES SIN EXCUSA: (Acompañar la lista u omitir este punto, según el caso)

MODERADOR. (Nombre de quien dirigió la reunión)

SECRETARIO: (Nombre del encargado de realizar el acta)

OBJETIVO:(Se suele incluir el propósito de la reunión)

AGENDA: Son los puntos tratados en el llamado “Orden de Día”

DESARROLLO: Constituye la parte central del acta y consiste en desarrollar en forma descriptiva lo sucedido en cada uno de los puntos del Orden del Día. Aquí es donde se debe tener en cuenta no caer en los relatos de minucias y pequeños detalles ni de omitir los aspectos importantes y trascendentales de lo sucedido en la reunión.

ACUERDOS:Se debe incluir, si es posible una descripción organizada de los principales acuerdos como fruto de las intervenciones y discusiones, anotando cuando sea del caso el número de votos de acuerdo, desacuerdo, abstenciones y en blanco.

NUEVA CONVOCATORIA: Generalmente las reuniones se realizan con la previsión de la siguiente. Es importante anotar la fecha y la hora de la próxima reunión.

FIRMANTES: El acta debe ser firmada por el Presidente o Moderador y el Secretario.

Nota: Los secretarios suelen pedir a quienes intervienen con exposiciones densas y extensas, que para ser lo más fieles posible en los textos del acta por construir, escriban una síntesis de sus intervenciones, para se incluidas textualmente en el acta.

Ejemplo:
Acta de la reunión de la comisión directiva del Club de Debate:
Asistentes:
Sra. D. Pamela Ritchie, presidente
Sr. D. Carlos Diez
Sr. D. Pedro Benítez
Sr. D. Enrique Parra
Sr. D. Julio Aguirre
Sr. D. Daniel Echeverría
Sr. D. Roberto Castro, secretario

Fecha: 15 de junio de 2003

Hora de Comienzo: 16 hs.

Hora de terminación: 17.30 hs.

Lugar: Comuna Providencia, Santiago de Chile
Desarrollo de la reunión:
Se abre la sesión con el siguiente orden del día:
1.Discusión sobre la diferencia entre escuchar y oír.
2.Discusión sobre el escuchar y su relación con los negocios.

1.Se abre la discusión sobre el primer punto:

El Sr. D. Pedro Benítez explica la diferencia biológica entre escuchar y oír.
el Sr. D. Enrique Parra se muestra de acuerdo con el Sr. Benítez.
Sometido a votación, se decide:
a.Encargar la publicación de lo discutido al Sr. Echeverría
El sr. D. Carlos Diez pide que se haga constar en el acta su voto en contra de la discusión, fundándose en el motivo siguiente: Escuchar y oír son sinónimos por lo tanto no ve el motivo de tal discusión.

2. Se abre la discusión del segundo punto.
Por unanimidad se decide postergar el tratamiento de este punto hasta la próxima reunión que será el 22 de junio de 2003.

La Presidenta El Secretario
visto bueno y firma firma